Technicien(ne) en administration

Le masculin est utilisé dans l’unique but d’alléger le texte

Relevant du directeur des opérations, la personne titulaire de ce nouveau poste jouera un rôle clé dans les fonctions ressources humaines et administratives du Centre.  Elle sera responsable de l’ensemble des activités administratives en ressources humaines et elle fournira un soutien administratif à la gestion des ressources matérielles.  Elle sera aussi partie prenante dans la création d’un milieu de travail stimulant et valorisant pour tous les employés, stagiaires et collaborateurs.

Contexte

L’équipe JACOBB comprend actuellement 20 personnes et est appelée à grandir en fonction de la croissance des activités du Centre.

Principales responsabilités

La personne titulaire du poste devra assurer la mise en place de bases solides (outils et processus) pour assurer le bon fonctionnement opérationnel du Centre et son amélioration continue, plus particulièrement en ressources humaines et en gestion matérielle :

Ressources humaines (60% du temps)

• Coordonne le processus complet de dotation (affichage sur les plateformes appropriées, analyse des candidatures et pré-sélection, contacts avec les candidats, organisation des entrevues, administration des tests de sélection et suivi des contrats d’emploi)
• Pilote et coordonne l’accueil et l’intégration des nouveaux employés et stagiaires
• Informe les employés et les gestionnaires de la Politique des ressources humaines et fait le suivi sur l’application de celle-ci.
• Constitue et tient les dossiers d’employés et de stagiaires à jour. Assure le suivi des progressions salariales et en informe la paie.
• Assure le suivi des évaluations annuelles des employés et l’amélioration continue du processus administratif associé.
• Tient les dossiers à jour auprès de la CNESST et assure le suivi des dossiers médico-administratifs
• Développe et adapte des méthodes et procédures de travail pour améliorer l’efficacité dans la communication, la coordination, et les processus en ressources humaines
• Assure le suivi des programmes de formation et la mise à jour des dossiers d’évaluation et de formation des employés et des stagiaires.
• Assure la gestion des adhésions à l’assurance collective et au fonds de pension
• Participe aux salons de l’emploi et assure la promotion sur les réseaux sociaux
• Applique et fait le suivi des pratiques en ressources humaines, dans le respect du cadre légal.

Ressources matérielles (40% du temps)

• Effectue un soutien logistique aux activités liées aux ressources matérielles, telle l’organisation et la tenue de l’inventaire, l’acquisition de matériel, l’archivage des dossiers et la gestion des immobilisations
• Assure l’achat de matériel de l’inventaire courant, selon les règles applicables. Soutient la direction dans le respect des normes de la LCOP.
• Gère les dossiers d’assurances et les baux
• À l’embauche des nouveaux employés et des stagiaires, s’assure avec les responsables appropriés que le matériel et les outils nécessaires soient disponibles pour utilisation, dès le premier jour de l’entrée en fonction

Profil recherché

• Polyvalent, en sachant faire preuve d’initiative, d’un sens développé de la planification, de l’organisation et de l’établissement des priorités
• Approche préventive positive :  encourage le travail d’équipe et un climat de travail sain et valorisant.
• Excellent esprit d’équipe et capacité à développer et à entretenir des relations saines et constructives.
• Capacité de traiter des renseignements confidentiels en faisant preuve de professionnalisme, de tact et de discrétion
• Habileté à analyser, à comprendre, à interpréter et à évaluer des données, des règlements, des outils de gestion et une Politique Ressources humaines en vue d’identifier des solutions et faire des recommandations
• Jugement professionnel et capacité à travailler dans l’incertitude et les zones grises
• Maîtrise de soi et gestion de stress démontrée
• Aptitudes démontrées pour le service à la clientèle et le souci du détail

Exigences d’emploi

• Certificat ou diplôme d’études techniques en administration avec spécialisation en ressources humaines.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire en ressources humaines
• Excellentes habiletés à communiquer et une bonne maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Capacité à traiter les données selon des méthodes et procédures de nature complexe
• Bonne connaissance d’outils logiciels et ouverture à l’apprentissage de nouvelles plateformes.